Blog criado em Janeiro/2009 direcionado a expor conceitos, idéias e interpretações sobre a área de práticas contábeis em geral com observação aos preceitos das áreas tributária, trabalhista, encargos sociais e obrigações acessórias que com frequencia são modificadas. Críticas, sugestões de melhorias ou pedidos de temas poderão ser sugeridos nos comentários de cada postagem ou alternativamente pelo e-mail rcgimenez.assessoria@gmail.com

sábado, 15 de dezembro de 2012

Reutilização de folhas inutilizadas no escritório


Atualmente muito é falado sobre sustentabilidade, reciclagem e reutilização, e antes de exprimir alguma opinião, é necessário analisar o significado de cada palavra, com créditos ao portal Wikipedia:

a) Sustentabilidade:

Sustentabilidade também pode ser definida como a capacidade do ser humano interagir com o mundo, preservando o meio ambiente para não comprometer os recursos naturais das gerações futuras. É um conceito que gerou dois programas nacionais no Brasil. O Conceito de Sustentabilidade é complexo, pois atende a um conjunto de variáveis interdependentes, mas podemos dizer que deve ter a capacidade de integrar as Questões Sociais, Energéticas, Econômicas e Ambientais.


b) Reciclagem:

A reciclagem é o termo geralmente utilizado para designar o reaproveitamento de materiais beneficiados como matéria-prima para um novo produto. (...) As maiores vantagens da reciclagem são a minimização da utilização de fontes naturais, muitas vezes não renováveis; e a minimização da quantidade de resíduos que necessita de tratamento final, como aterramento, ou incineração.

O conceito de reciclagem serve apenas para os materiais que podem voltar ao estado original e ser transformado novamente em um produto igual em todas as suas características. O conceito de reciclagem é diferente do de reutilização.


c) Reutilização:

O reaproveitamento ou reutilização consiste em transformar um determinado material já beneficiado em outro. Um exemplo claro da diferença entre os dois conceitos, é o reaproveitamento do papel.

O papel chamado de reciclado não é nada parecido com aquele que foi beneficiado pela primeira vez. Este novo papel tem cor diferente, textura diferente e gramatura diferente. Isto acontece devido a não possibilidade de retornar o material utilizado ao seu estado original e sim transformá-lo em uma massa que ao final do processo resulta em um novo material de características diferentes.

Já uma lata de alumínio, por exemplo, pode ser derretida de volta ao estado em que estava antes de ser beneficiada e ser transformada em lata, podendo novamente voltar a ser uma lata com as mesmas características.



Reutilização interna


Um escritório contábil ou qualquer departamento administrativo, seria incapaz de isoladamente operar diretamente nos processos de reutilização e reciclagem visando colaborar positivamente com a sustentabilidade, e por causa disto o máximo que se pode fazer é separar o material segundo a sua natureza e o deixar à disposição para os serviços de coleta seletiva, que nem sempre visita o estabelecimento ou passa por sua rua regularmente.

Apesar dos pesares, e em primeiro plano visando a contenção de despesas de manutenção interna, uma prática largamente utilizada há muito tempo é reaproveitar as folhas de papel que são inutilizadas por várias razões; um bom tanto delas tem a parte em branco destinada a se transformar em folhas de rascunho e o restante simplesmente é amassado e jogado no cesto de lixo.

Ultimamente a impressão de papéis tem sido menor, e também o departamento de arquivos tem diminuído porque escritórios não servem como depósitos de papéis, e sim, um assessor direto de seus clientes cuja principal missão é com freqüência indicar o caminho mais seguro a seguir.

Isto comprova a prática de anualmente se devolver à clientela, mediante protocolo, de toda a documentação hábil que serviu de base para os lançamentos contábeis e escrituração fiscal. Em geral a documentação é preparada para relacionamento e devolução à origem sempre após a geração, possível encadernação e autenticação (física ou digital) dos livros contábeis e fiscais e transmissão das declarações fiscais rotineiras (DIRF, RAIS, DIPJ e FCONT), de modo que no protocolo é informado o tempo em que a documentação deva ser guardada em perfeitas condições.

Paralelamente muitos profissionais nem mais imprimem as declarações; após sua geração e transmissão elas ficam gravadas no computador (além de possuir uma cópia de segurança em DVD), e quando a parte interessada solicitar uma cópia o material é enviado por e-mail.

Embora os arquivos físicos sejam reorganizados pelo menos anualmente, com a devolução de documentos cuja utilização interna não mais será necessária, no dia-a-dia o fluxo de documentos impressos é contínuo e ao longo do período, até o próximo processo de reorganização de arquivos, eles começam a formar um volume expressivo, e habitualmente certos documentos são devolvidos no mês seguinte à sua contabilização, e um bom exemplo disto são as duplicatas pagas.





Independentemente da forma pela qual o cliente enviou a documentação ao escritório, após os lançamentos cabíveis o escritório devolve os papéis para seu proprietário, e então surge a questão:

Como devolver isto ao cliente? 
  • Em sacola de mercado? 
  • Envelope novo ou usado? 
  • Caixa de arquivo morto? 
  • Sacos plásticos descartáveis? 
  • Pastas de polionda?

 Salvo o envelope usado (que geralmente já vem todo rabiscado), o malote (que geralmente é utilizado para a remessa de documentos diferentes), ou as sacolas de supermercado que ultimamente são de material biodegradável – sem contar o iminente risco de elas serem banidas dos supermercados – as  demais alternativas implicariam em aumento de custos internos, e se tiverem o valor repassado à empresa, há grandes chances do cliente reclamar disto.

Portanto, para reutilizar de melhor forma aquela considerável quantidade de folhas que por enquanto não viraram rascunho e também para conter os gastos com materiais adicionais, adiante é demonstrado como pode ser feito um saco grande (como um de pães) para acondicionar os papéis e até mesmo ter seu rótulo personalizado para demonstrar profissionalismo.

1 – Separar quatro folhas de papel


2 – Colá-las em dois pares, com as partes em branco coincidentes



3 – Colar os dois pares formados no passo 2, também com as faces em branco coincidindo; nesta imagem está visível a parte preenchida, que será o lado interno do envelope


4 – Dobrar a folha do passo anterior deixando uma borda aproximada de 1,5 cm. que, após colada, formará a lateral da embalagem


5 – Dobrar uma das bordas no tamanho de, pelo menos, a altura da pilha de papéis que dentro deste pacote serão embaladas


6 – Com a dobra feita, direcionar cada quina ao meio e para baixo, formando dois triângulos, um de cada lado, que servirão como estrutura da base do envelope


7 – Dobrar cada extremidade em direção ao meio, preservando uma aba que, após colada, “fechará o fundo” da embalagem




8 – Tendo as dobras marcadas é aconselhável anotar seus limites com caneta ou lápis para ter a posição dos locais a espalhar cola


9 – Colar as dobras e selar o fundo do pacote



10 – Guardar os papéis a enviar e dar o acabamento pretendido no serviço final











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