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terça-feira, 5 de março de 2013

Erros por números trocados - análise e localização

Embora considerável parte dos sistemas seja integrada (contabilidade, fiscal, departamento fiscal e até mesmo o financeiro e controle de estoques), todo profissional criterioso deve sempre reservar uma parte de seu tempo para emitir, analisar e também conferir os dados dos relatórios gerados.

Todavia, mesmo sendo integrados, os módulos do sistema recebem os dados manualmente, e frente ao acúmulo de tarefas aliado ao excesso de obrigações acessórias, sistemas federais inoperantes, internet congestionada, pressão externa e demais fatores congêneres, ocasionalmente o operador do sistema pode digitar algum número errado e quando os relatórios são concebidos, o erro de valor se alastra a todos os outros documentos ao inicial relacionado.

Um dos erros mais comuns é a troca de números no teclado numérico ou inversão de posição de números, e adiante está exposta uma tabela de análise prática para erros desta natureza.

1 – Troca de números no teclado numérico

Da mesma forma que nos extintos cursos de datilografia, com uma dedo para cada conjunto de teclas, estas técnicas foram transferidas para a operação de um teclado de computador pessoal, e por analogia cada dedo pode também pode ser utilizado exclusivamente em certas colunas de teclas do teclado numérico do computador ou de uma calculadora eletrônica com bobina de papel, de acordo com as seguintes ilustrações:

a) uso do teclado alfabético: (ilustração parcial)


b) uso de teclado numérico ou de calculadora:



Conforme exposto logo acima, especialmente na imagem de teclado numérico de uma calculadora, ignorando zeros e vírgula (ou ponto), visto que o dedo indicador cuida das teclas 1, 4 e 7, o médio dos números 2, 5 e 8, e finalmente o anular trabalha com as de número 3, 6 e 9, considerando que os números são próximos uns aos outros, há probabilidade de se digitar, na seguinte ordem ou inversamente, 1 por 4, 4 por 7, 2 por 5, 5 por 8, 3 por 6 ou 6 por 9. Logo, se a diferença for igual a 3 ou qualquer um de seus décuplos, o erro estará no troca de números no teclado, cuja posição exata estará no valor da diferença, conforme os seguintes exemplos iniciais:

Diferença
Posição trocada
3
unidades
30
dezenas
300
centenas
3000
milhares
(...)
(...)


2 – Inversão de posição de números

Além da troca de números no teclado, há também a possibilidade de trocar as posições dos números com mais de dois algarismos, tipo 15 por 51, 369 por 639, 10568 por 15068 e assim por diante.

Neste contexto, é possível afirmar que se o valor absoluto da diferença for um número divisível por 9 (nove), provavelmente a diferença estará na troca de posições dos números digitados.

Vale dizer que matematicamente "número absoluto" é o número em si e ignorando seu sinal, se positivo ou negativo, e é divisível por 9 todo valor cuja soma dos algarismos seja divisível por 9.

Com base nos exemplos acima:

a) 1551 = |36|, e 36 é divisível por 9 porque 3 + 6 = 9 e 9 : 9 = 1
b) 369 – 639 = |270|, e 270 é divisível por 9 porque 2 + 7 + 0 = 9 e 9 : 9 = 1
c) 10568 – 15068 = |4500|, e 4500 é divisível por 9 porque 4 + 5 + 0 + 0 = 9 e 9 : 9 = 1

Desta forma, também é com base no valor da diferença que é possível localizar em qual posição estão os números que foram trocados de lugar.

No exemplo "a", como a diferença é de três dezenas e seis unidades, a troca foi entre dezena e unidade;
Em "b", com erro de duas centenas e sete dezenas, conclui-se que a troca de posições foi entre centenas e dezenas;
Por fim, em "c", com diferença de quatro milhares e cinco centenas, depreende-se que a troca de algarismos foi entre as posições de unidades de milhares e centenas.

Para localizar com maior facilidade as diferenças de totais geradas pela troca de posições de algarismos, abaixo é reproduzida uma tabela prática:


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